Kierowca w podróży służbowej - co warto wiedzieć

Podróż służbowa kierowców zdefiniowana została w art. 2 pkt 7 ustawy o czasie pracy kierowców (Dz. U. z 2012 r. poz. 1155 ze zm.). Zgodnie z ustawą jest nią każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu na polecenie pracodawcy: przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, filia, przedstawicielstwo, oddział lub inne miejsce jego działalności oraz wyjazdu poza miejscowość, o której mowa wcześniej, w celu wykonania przewozu drogowego.

2019-08-26 11:40:57
Poziom :

Zgodnie z definicją za podróż służbową kierowców, można uznać każdy odrębny wyjazd. Podróż służbowa uprawnia do określonego katalogu świadczeń służących pokryciu kosztów związanych z wyjazdem. Z tytułu podróży krajowej oraz podróży zagranicznej, odbywanej w terminie i miejscu określonym przez pracodawcę, kierowcy przysługują: diety krajowe oraz zagraniczne, zwrot kosztów noclegów i innych niezbędnych udokumentowanych wydatków, określonych lub uznanych przez pracodawcę odpowiednio do uzasadnionych potrzeb. Środki te nie stanowią podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne oraz podatku dochodowego. W związku z powyższym ważne jest, by wypłatę tych świadczeń ograniczyć do wyjazdów, które spełniają wszystkie cechy podróży służbowej. W przeciwnym wypadku firma ryzykuje uznaniem w razie kontroli ZUS lub urzędu skarbowego, że świadczenia te są w istocie składnikiem wynagrodzenia za pracę, od którego należy uiścić składki i zaliczki.

Dieta w czasie wyjazdu

Dieta w czasie podróży krajowej jest przeznaczona na pokrycie zwiększonych kosztów wyżywienia. Minimalna jej kwota wynosi 30 zł za dobę podróży. Pracodawcy spoza jednostek budżetowych mogą jednak podwyższyć ich wysokość.

Wypłacając wyższe diety krajowe lub zagraniczne, muszą liczyć się z tym, że nadwyżka dobowa ponad 30 zł lub kwotę diety określoną w przepisach dla danego państwa docelowego podróży zagranicznej będzie traktowana jako przychód ze stosunku pracy. Należy pamiętać, iż wysokość diety uzależniona jest od czasu trwania podróży krajowej, a wyjazdy mieszczące się w ramach doby rozlicza się inaczej niż dłuższe podróże.

Dieta w pełnej wysokości w przypadku podróży trwającej krócej niż dobę przysługuje pracownikowi, gdy podróż trwa dłużej niż 12 godzin. Gdy trwała krócej niż 8 godzin, dieta nie przysługuje, natomiast jeśli była dłuższa niż 8 godzin, a krótsza niż 12 godzin przysługuje w połowie wysokości.

Inaczej przedstawia się rozliczanie dłuższych podróży krajowych. W przypadku podróży trwających dłużej niż dobę za każdą pełną dobę przysługuje dieta w pełnej wysokości. Za niepełne doby w zależności od długości trwania podróży dieta przysługuje w pełnej wysokości dla podróży trwających dłużej niż 8 godzin lub w wysokości 50%, gdy podróż trwała krócej niż 8 godzin. Dieta krajowa nie przysługuje w przypadku oddelegowania pracownika do miejscowości pobytu stałego lub czasowego, gdyż przebywając w miejscowości zamieszkania, nie ponosi on podwyższonych kosztów wyżywienia.

Warto zwrócić uwagę, iż zapewnienie pracownikowi bezpłatnego całodziennego wyżywienia, na które składają się trzy posiłki, powoduje utratę prawa do diety. Natomiast zapewnienie częściowego wyżywienia uzasadnia zmniejszenie diety odpowiednio o: 25% tytułem śniadania, 50% tytułem obiadu, 25% w związku z bezpłatną kolacją. Zasadę tę stosuje się również, gdy pracownik korzysta z posiłków w ramach usługi hotelarskiej. Co ważne, obniżenie diety może nastąpić maksymalnie do należnej pracownikowi części świadczenia, a pracodawca nie może żądać od niego zwrotu kosztów za spożyty ponad należną dietę posiłek.

Dieta w podróży zagranicznej zgodnie z rozporządzeniem w sprawie podróży różni się przeznaczeniem od diety krajowej i służy pokryciu kosztów wyżywienia oraz innych drobnych wydatków. Skutkuje to tym, że zapewnienie całodziennego bezpłatnego wyżywienia w podróży zagranicznej nie pozbawia pracownika prawa do diety i zachowuje on prawo do 25% kwoty ustalonej dla państwa docelowego podróży.

Prawo do diety nie obejmuje pracowników, którzy w czasie podróży zagranicznych otrzymują należność pieniężną na wyżywienie. Należy jednak pamiętać, że jeśli owa należność okaże się niższa od przysługującej diety, pracownikowi należy się wyrównanie do wysokości diety należnej.

Wysokość diety zagranicznej uzależniona została od państwa docelowego. Szczegóły w tym zakresie określa załącznik do rozporządzenia, który zawiera tabelę państw i przypisanych im wartości dobowych diety.

W przypadku podróży zagranicznych dla wysokości świadczenia nie ma znaczenia, czy wyjazd mieści się w ramach doby, czy jest dłuższy. Cała dieta przysługuje za pełną dobę podróży oraz jeśli podróż trwała ponad 12 godzin. W przypadku doby niepełnej, gdy podróż trwa do 8 godzin, przysługuje jedna trzecia diety, jeśli natomiast trwała ponad 8, a mniej niż 12 godzin, należy się połowa diety.

W odróżnieniu od diet krajowych, zgodnie z kodeksem pracy, pracodawca spoza sfery budżetowej może ingerować na niekorzyść pracowników w wysokość diet z tytułu zagranicznych podróży służbowych, zmniejszając je do wysokości diet przysługujących z tytułu podróży na terenie kraju. W praktyce oznacza to, że jeśli pracownicy odbywają podróże służbowe do kilku konkretnych państw, pracodawca może z powodzeniem określić wysokość diet z tytułu podróży zagranicznych do tych państw na jednolitym poziomie, upraszczając tym samym zasady rozliczania wyjazdów służbowych i jednocześnie obniżając związane z nimi koszty. Należy jednak pamiętać, że obniżenie diety zagranicznej może nastąpić wyłącznie na podstawie aktów wewnątrzzakładowych (np. układu zbiorowego pracy lub regulaminu wynagradzania) albo postanowień zawartych w umowie o pracę (jeżeli u pracodawcy nie funkcjonują ww. przepisy wewnątrzzakładowe). Ustne poinformowanie pracownika o zmniejszeniu diety zagranicznej jest nieważne.

Zwrot kosztów za nocleg

Poza dietami kierowcy przysługuje zwrot kosztów za nocleg. Wysokość poniesionych wydatków pracownik powinien udokumentować rachunkiem lub fakturą. Maksymalny koszt noclegu nie powinien przekroczyć jednak kwoty dwudziestokrotności stawki diety, czyli 600 zł za dobę hotelową w przypadku podróży krajowej lub limitu określonego w poszczególnych państwach w załączniku do rozporządzenia w przypadku podróży zagranicznej. Jeśli pracownik nie przedstawi tego typu dokumentów, a pracodawca nie zapewnia noclegów w czasie trwania podróży, wówczas należny jest tzw. ryczałt za nocleg. Wynosi on 150% wartości diety, czyli 45 zł w przypadku podróży krajowej lub 25% określonego w rozporządzeniu limitu dla podróży zagranicznej. Pracownik ma prawo do ryczałtu za nocleg, gdy nocleg ten trwał minimum 6 godzin między godzinami 21.00 a 7.00 rano. W przypadku kierowców warto zwrócić uwagę, że zapewnienie możliwości noclegu w kabinie samochodu ciężarowego nie zwalnia pracodawcy z obowiązku wypłaty ryczałtu za nocleg. Takie stanowisko potwierdza wyrok Sądu Najwyższego z dnia 24 stycznia 2018 r. (I PK 210/16). Zgodnie z treścią uzasadnienia wyroku, kierowca ma prawo do noclegu umożliwiającego regenerację sił w godnych warunkach. Warunków takich nie spełnia nocleg w kabinie. Sąd przyznał, że pracodawca prywatny w zasadzie ma większą swobodę w ustalaniu wysokości należności z tytułu kosztów delegacji i ma możliwość ukształtowania ich w sposób mniej korzystny niż to wynika z rozporządzenia wykonawczego właściwego ministerstwa. Niemniej jednak obowiązuje bezwzględny zakaz przerzucania na pracownika kosztów noclegu w podróży służbowej, a ponadto konieczne jest zachowanie ryczałtowego charakteru rozliczenia. Dlatego też ryczałt przewidziany w umowie o pracę, regulaminie wynagradzania lub układzie zbiorowym pracy powinien zostać tak ukształtowany, aby dawał rzeczywistą, a nie iluzoryczną możliwość zrealizowania tej potrzeby. Jeżeli firma, w której kierowca pracuje, nie zapewniała bezpłatnego noclegu swojemu pracownikowi, może on domagać się należności z tego tytułu za okres obejmujący trzy poprzednie lata.

Podsumowując, każde zadanie służbowe polegające na wykonywaniu na polecenie pracodawcy przewozu drogowego poza miejscowość, w której znajduje się siedziba pracodawcy, filia, przedstawicielstwo, oddział lub inne miejsce jego działalności oraz wyjazdu poza miejscowość, o której mowa wcześniej, w celu wykonania przewozu drogowego podlega pod definicję podróży służbowej i uprawnia do uzyskania z tego tytułu odpowiednich świadczeń. Warto zwrócić uwagę, aby świadczenia te wypłacane były zgodnie z obowiązującymi przepisami, aby uniknąć dodatkowych obciążeń podatkowo-składkowych.

Tekst pochodzi z Magazynu FLOTA 7-8/2019. Autorem publikacji jest Marta Weterle – Doradca ds. Kadr i Płac w Kancelarii Doradztwa Podatkowego Mariusz Gotowicz w Bydgoszczy

patroni merytoryczni
  • PGM
  • ZPL
  • Piszcz i Wspolnicy
  • Partnerstwo dla bezpieczenstwa drogowego
  • SPRM
  • PZPO
  • PSPA
  • GFP Legal
  • PZPM
  • PZWLP
  • SKFS
  • ITS
ZNAJDŹ NAS: