Po co firmie Fleet Manager?

Rynek pracy dla Fleet Managerów w Polsce jest ciągle jeszcze dość młody i niedojrzały. Na szczęście minęły już czasy, gdy firmy posiadające nawet dość duże floty samochodowe nie zatrudniały osoby dedykowanej do zarządzania nimi.

2017-06-12 00:00:00
Poziom :

Obecnie, już większość pracodawców dostrzega potrzebę posiadania osoby, kompleksowo odpowiedzialnej za obszar floty samochodowej przedsiębiorstwa. Dawniej dość często zdarzało się, że odpowiedzialność ta była „dorzucana” przypadkowym osobom zatrudnionym na innych stanowiskach lub też rozdzielana pomiędzy kilka działów lub osób w firmie w ten sposób rozdzielając odpowiedzialność za flotę na poszczególne obszary, które rzadko ze sobą współdziałały. Jak łatwo się domyślić, tego typu rozwiązania rzadko kiedy były efektywne i zazwyczaj sprawy związane z samochodami służbowymi toczyły się samoczynnie, swoim torem, będąc pod czyimś nadzorem zazwyczaj tylko wtedy gdy trzeba było „ugasić pożar” lub gdy sprawy dotyczyły najważniejszych osób w firmie.


W międzyczasie mieliśmy jeszcze krótki okres historii, w którym szybko rozwijający się rynek usług CFM mógł sprawiać wrażenie, że kwestię zarządzania flotą można całkowicie „outsourcować” do jednej z takich firm i wtedy stanowisko Fleet Managera w ogóle stanie się, w firmie, zbędne. Na szczęście, bardzo szybko się okazało, że jest to całkowita nieprawda, a jedyne co są w stanie przyjąć na siebie firmy CFM to zwykła administracja flotą, które ze słowem zarządzanie ma niewielki związek i mimo wszystko, osoba wewnątrz organizacji jest w tym procesie niezbędna. Co ciekawe fakt ten potwierdziły również firmy CFM, które wreszcie zdały sobie sprawę, że takie rozwiązanie jest konieczne by umożliwić im, choćby zwykłe administrowanie naprawami mechanicznymi pojazdów.


Na szczęście to wszystko odchodzi do historii i wszyscy możemy spojrzeć z uśmiechem na te czasy, ciesząc się, że już przeminęły. Rynek wkroczył w nową erę i praktycznie nawet małe przedsiębiorstwa dostrzegają zalety płynące z posiadania w ramach swoich struktur stanowiska dla osoby zajmującej się flotą. Ale czy tak jest na pewno? Czy faktycznie pracodawcy dostrzegli potrzebę posiadania wykwalifikowanego Fleet Managera do zarządzania ich flotami samochodów?


Niestety odpowiedź na to pytanie nie jest jednoznaczna.
Patrząc ogólnie na rynek flotowy rzuca się w oczy istniejący popyt na osoby odpowiedzialne za zarządzanie flotą. Zapewne popyt ten jest zróżnicowany pomiędzy regionami kraju oraz różni się w poszczególnych okresach w roku, ale fakt jest faktem, że co miesiąc pojawia się co najmniej kilka ogłoszeń o pracę na tego typu stanowiska. Diabeł jednak tkwi w szczegółach tego zapotrzebowania na pracę i tam sytuacja niestety nie przedstawia się tak „różowo”. Pozyskać pracownika z rynku jest dosyć łatwo (o ile oczywiście proponujemy godziwe wynagrodzenie za jego pracę) natomiast dużo ciężej przychodzi jasne określenie do czego taki Fleet Manager jest nam w firmie potrzebny i jaki powinien być zakres powierzonym mu zadań.
Coraz częściej Fleet Manager w firmie musi być prawdziwym człowiekiem orkiestrą - w zasadzie umiejącym się zająć wszystkim co może być nawet luźno związane z kwestią transportu lub samych pojazdów mechanicznych. Zakresy obowiązków z jakimi można się spotkać na rynku są więcej niż zróżnicowane lecz wszystkie je łączy to, że bardzo rzadko możemy spotkać takie, które oddają zakres dla którego warto mieć Fleet Managera w firmie. Niestety najczęściej są to pewne wyobrażenia, przełożonych lub osób odpowiedzialnych za opisy stanowisk w firmie, na temat tego jak powinna wyglądać praca Fleet Managera i czym taka osoba mogłaby się zajmować. Nie muszę chyba dodawać, że jest to zazwyczaj projekcja pewnych stereotypów związanych z tym zawodem i jak to zazwyczaj jest z wyobrażeniami, mocno one odbiegają od rzeczywistości.


Dlatego też możemy spotkać sytuacje gdy funkcja Fleet Managera, nawet przy stosunkowo dużych flotach, jest łączona z obowiązkami z innych obszarów jak np. administracja, telefonia komórkowa czy też logistyka. W takich sytuacjach zawsze powstaje pytanie jak jedna osoba może w pełni skoncentrować swoje wysiłki na pracy na dwóch (a czasem i więcej niż dwóch) bardzo odpowiedzialnych ale całkowicie różnych od siebie obszarach? Takie podziały zazwyczaj wiążą się z koniecznością zatrudnienia dodatkowych osób, które wspomogą poszczególne obszary. Czy zatem nie prościej byłoby zdecydować się na wąską specjalizację pracowników?
Praktyka rynkowa pokazuje, że właśnie przez nieprecyzyjny zakres obowiązków oraz najczęstsze postrzeganie roli Fleet Managera jako „tego gościa od samochodów”, zmuszony jest on robić rzeczy, które dalekie są od celu w jakim zasadniczo powinien być on zatrudniony w firmie. Każdemu Fleet Managerowi zdarzało się w swojej karierze robić takie rzeczy jak uzupełnianie poziomu płynów eksploatacyjnych w autach użytkowników, mycie, sprzątanie i tankowanie samochodów kadry zarządzającej, odprowadzanie samochodów do serwisu oraz zgłaszanie szkód komunikacyjnych za użytkowników aut. Zdarzają się również sytuacje gdy to właśnie Fleet Manager musi przemienić się w zawodowego kierowcę i służyć pomocą jako kierowca dla gości lub Klientów firmy. To właśnie te czynności są ogólnie opisane w zakresie obowiązków fleet managerów jako „wsparcie użytkowników w codziennym problemach z samochodami” lub „pilnowanie terminowości napraw w samochodach służbowych” i to właśnie one zabierają Fleet Managerom cenny czas, który mógłby być wykorzystany na zadania typowo menadżerskie, takie jak na przykład zarządzanie strukturą parku samochodowego, raportowanie i wnioskowanie oraz poszukiwanie nowych rozwiązań i możliwości rozwoju dla floty.


Reasumując – pozytywny aspekt jest taki, że pracodawcy z całą pewnością widzą potrzebę zatrudnienia osoby odpowiedzialnej za zarządzanie środkami transportu w firmie. Dzięki temu zawód Fleet Managera w Polsce zyskuje na popularności, a to z kolei przekłada się na przykład na coraz to nowe inicjatywy mające na celu kształcenie przyszłych zarządców flot, z jakimi mamy przyjemność spotykać się ostatnio na rynku. Negatywny aspekt to bezsprzecznie fakt, że bardzo często pracodawcy nie mają pomysłu jak wykorzystać świeżo zatrudnionego Fleet Managera w swojej firmie aby mógł on efektywnie pracować dla dobra przedsiębiorstwa. Brak świadomości o zakresie wykonywanej pracy oraz specyfiki zawodu flotowca przekłada się bezpośrednio na nieprecyzyjnie zdefiniowane obowiązki, zadania i cele jakie stawiane są przed nim w organizacji. Upraszczanie i spłycanie tematyki zarządzania flotą samochodową w firmie, do prostego kupowania aut i dostarczania ich do użytkowników, powoduje, że Fleet Manager musi wykorzystywać swój czas pracy na nie przynoszące realnej wartości dla firmy czynności. Ma to również bezpośrednie przełożenie na często niefortunne lokowanie działów floty w strukturze organizacyjnej przedsiębiorstwa. Najczęściej spotykanym miejscem ulokowania tego działu to piony administracyjne lub finansowe przedsiębiorstwa, rzadziej departamenty łańcucha dostaw lub transportu. Jednakże coraz częściej można spotkać działy floty będące częścią działów personalnych (popularnie zwanych HR lub co ostatnio jest coraz modniejsze – HC jak Human Capital). Nigdy nie rozumiałem czemu niektóre organizację decydują się na usytuowanie floty w szeregach działu personalnego. Te dwa działy nie mają praktycznie żadnych wspólnych celów a jedyny wspólny obszar to kwestia samochodu jako dodatku do wynagrodzenia pracowników, co samo w sobie jest ważnym elementem polityki personalnej przedsiębiorstwa ale jednakże pobocznym wątkiem w obszarze zarządzania flotą. Oczywiście nie znaczy to pod żadnym pozorem, że flota nie powinna ściśle współpracować z działem personalnym – powinna i co do tego nie ma żadnych wątpliwości ale flota dużo lepiej odnajdzie się w działach odpowiedzialnych na przykład za finanse lub zakupy. To właśnie z tymi działami, dział floty ma najwięcej wspólnego i tak naprawdę znaczna część celów i wyzwań stawianych przed tymi departamentami pokrywa się z prawidłowo wyznaczonymi celami dla działu floty. Dodatkowo, umieszczenie floty w strukturach działów finansowych lub zakupowych przedsiębiorstwa pozwala na wykorzystanie efektu synergii wynikającego ze ścisłej współpracy w tych obszarach.


Dlatego też warto pamiętać, że samo zatrudnienie Fleet Managera to tylko połowa sukcesu. Aby osiągnąć pełen sukces musimy odpowiednio umocować go wewnątrz organizacji – zarówno pod kątem wyboru właściwego działu, jak również pod kątem odpowiednio wysokiego stopnia zaszeregowania jego stanowiska w strukturach firmy. Pozwoli to zapewnić Fleet Managerowi wsparcie niezbędne przy prowadzonych przez niego projektach, jak również w codziennych obowiązkach. Dodatkowym atutem w pracy flotowca będzie precyzyjne zdefiniowanie zakresu obowiązków, aby obejmowały one najważniejsze obszary w jakich powinien on wypracowywać wartość dodaną dla przedsiębiorstwa a ograniczały czynności leżące najczęściej po stronie użytkowników samochodów.

Marcin Kryska

patroni merytoryczni
  • ITS
  • Partnerstwo dla bezpieczenstwa drogowego
  • GFP Legal
  • Piszcz i Wspolnicy
  • PZPM
  • PSPA
  • PZPO
  • ZPL
  • SPRM
  • PZWLP
  • SKFS
  • PGM
ZNAJDŹ NAS: